Rendez les réunions virtuelles en tête-à-tête plus efficaces et plus productives
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La tenue d'un calendrier de réunions virtuelles en tête-à-tête est-elle la première chose que vous laissez tomber lorsque votre agenda commence à se remplir? Nous le comprenons. Mais nous sommes là pour vous expliquer pourquoi les réunions individuelles à distance devraient figurer en tête de votre liste de priorités.
Pour commencer, une communication permanente entre les managers et les employés permet de mieux aligner les équipes, de renforcer les performances des employés et d'accroître la satisfaction professionnelle des membres de l'équipe.
Lorsque vous travaillez à distance, il est facile de se sentir déconnecté. Cette déconnexion peut être encore plus marquée dans la relation manager-employé et c'est une raison essentielle pour privilégier les réunions virtuelles en tête-à-tête. Sans ces synchronisations régulières, les managers peuvent avoir l'impression de ne pas être à la hauteur de leurs subordonnés directs, tandis que les employés peuvent commencer à se sentir invisibles.
À l'ère de la lassitude de Zoom et du choix d'une communication plus asynchrone, toute réunion récurrente risque de sembler redondante. Mais ne laissez pas les réunions à distance tomber dans l'oubli ! Avec un peu d'effort, vous pouvez rendre ces réunions essentielles aussi productives et efficaces qu'elles l'étaient au bureau, voire plus.
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Le rôle important des réunions en tête-à-tête pour les équipes distantes et distribuées
Nos recherches sur la main-d'œuvre distribuée nous ont appris que la connexion est l'élément qui pose le plus de problèmes aux équipes distantes et hybrides.
Les travailleurs à distance commencent souvent à se sentir déconnectés de leur travail, de leur équipe, de leur manager et de la mission de l'entreprise. Le maintien de réunions régulières en tête-à-tête peut y remédier.
Les réunions des managers à distance avec les membres de l'équipe les aident à se tenir au courant de la charge de travail de chacun, de la progression des objectifs et des défis auxquels ils sont confrontés. Quant aux employés, les entretiens individuels les aident à tenir leur responsable informé et à favoriser leur évolution de carrière.
Mais au-delà de tous les avantages pratiques des réunions en tête-à-tête, il y a l'avantage humain. Lorsque les managers et les employés se parlent régulièrement, ils entretiennent leur lien personnel. Qu'il s'agisse de maintenir la confiance ou de repérer les signes de désengagement ou d'insatisfaction, ce temps dédié est essentiel pour que les managers soutiennent correctement leurs subordonnés directs.
Les entretiens individuels en personne ou virtuels : quelle est la différence?
Il existe quelques différences essentielles entre les réunions virtuelles et les réunions en personne. Ces facteurs peuvent poser des problèmes pour que les réunions à distance soient authentiques et productives. En voici un aperçu :
Les entretiens individuels en personne
Il est plus facile de capter les signaux non verbaux comme le langage corporel.
Peut se faire dans un cadre plus décontracté, comme dans un café.
Le va-et-vient est plus facile et la conversation coule plus facilement.
Les rencontres informelles sont plus naturelles.
Rencontres virtuelles en tête-à-tête
Un appel vidéo peut être un obstacle à une communication complète
Elles se déroulent généralement à partir d'un poste de travail, à la maison ou au bureau.
Chaque personne parle à tour de rôle pour ne pas être interrompue.
La conversation peut sembler guindée.
Une fois que vous reconnaissez certaines de ces différences, il est plus facile d'en tenir compte. Ne vous inquiétez pas, nous vous proposons des conseils et des idées pour améliorer chaque rencontre en tête-à-tête, quelle que soit la manière dont elle se déroule.
Organiser des réunions individuelles efficaces avec des employés à distance
Pour tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble, il est important d'organiser vos réunions individuelles de manière efficace. Certaines des meilleures pratiques pour les entretiens individuels virtuels sont les mêmes que pour les réunions en personne, mais il est bon de les garder à l'esprit.
Avant votre tête-à-tête à distance
Avant votre réunion virtuelle, veillez à définir des sujets de discussion et à établir un ordre du jour commun. Un ordre du jour commun permet au manager et à son subordonné direct de savoir de quoi ils vont discuter. Il est plus facile d'arriver préparé !
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Pendant votre appel virtuel en tête-à-tête
Une vérification de la réunion est toujours une bonne façon de commencer les appels vidéo. Le fait d'avoir une idée de la façon dont les deux personnes se présentent à la réunion vous aide à démarrer du bon pied. Posez des questions, couvrez vos points de discussion et n'oubliez pas de prendre des notes de réunion.
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Après votre rencontre individuelle
Quel que soit le sujet abordé lors de votre réunion en tête-à-tête, il est toujours important d'assurer un suivi. Envoyez un résumé rapide des principaux points à retenir et des prochaines étapes de votre réunion, et définissez les points à revoir la prochaine fois.
Conseil de pro : à la fin de chaque tête-à-tête, envoyez une invitation à votre prochaine réunion et définissez les points de discussion sur lesquels vous souhaitez revenir.
Le pouvoir du logiciel de réunion virtuelle en tête-à-tête
Saviez-vous que vous pouvez utiliser un logiciel de réunion individuelle comme Officevibe pour planifier, mener à bien et suivre chaque réunion? Il est facile d'avoir des conversations productives grâce à un agenda de réunion collaboratif où les managers et les employés peuvent ajouter des points de discussion. Et il est facile de rester organisé et de garder la trace de ce dont vous avez discuté lors des réunions précédentes lorsque vos notes sont toutes stockées au même endroit.
5 conseils pour de meilleures réunions virtuelles en tête-à-tête
Ces 5 conseils pour les réunions en tête-à-tête vous aident à avoir des réunions en tête-à-tête à distance plus productives et plus efficaces.
Échangez des commentaires, et demandez-les. Il est toujours bon pour les managers et leurs subordonnés directs d'échanger des commentaires constructifs. Plus les gens s'y attachent, plus cela devient une seconde nature.
Optez pour les appels vidéo chaque fois que possible. Bien sûr, les appels téléphoniques peuvent constituer une pause agréable dans les réunions à distance qui se succèdent. Mais pour avoir des entretiens individuels efficaces, il est préférable d'avoir une communication en face à face.
Discutez de la progression de votre carrière. Les discussions sur la carrière sont essentielles pour l'engagement des employés, la croissance personnelle et la rétention à long terme. Mettez un point d'honneur à fixer et à suivre des objectifs et à vous concentrer sur le développement.
Pratiquez l'écoute active. Lorsque les managers posent des questions en tête-à-tête, ils doivent s'efforcer d'écouter réellement ce que leur subordonné direct partage. Désactivez les notifications et votre deuxième écran, et concentrez-vous sur ce qui se passe dans la salle de réunion virtuelle.
Gardez les mises à jour de statut pour les réunions d'équipe. Tous les membres de votre équipe à distance peuvent bénéficier d'une mise à jour du projet, alors profitez de votre temps ensemble pour ces discussions. Une réunion individuelle doit se concentrer sur les besoins, les objectifs et les défis de chacun.
Idées pour rendre les réunions à distance plus dynamiques
Comme toutes les réunions à distance, les entretiens individuels virtuels peuvent commencer à être épuisants lorsqu'il s'agit d'une réunion de plus inscrite dans votre calendrier. Mais ce n'est pas une fatalité ! Voici quelques idées pour rendre vos réunions à distance plus dynamiques et plus intéressantes.
Changez votre environnement de travail à distance. Essayez de prendre votre appel vidéo dans une autre pièce, ou sortez de chez vous.
Instaurez un nouveau rituel. Réservez vos 5 premières minutes pour faire une tasse de thé ou de café ensemble pendant que vous vous enregistrez.
Faites-en une promenade et une conversation. Éteignez votre vidéo et faites le tour du pâté de maisons pendant que vous discutez au téléphone.
Faites en sorte que les réunions virtuelles en tête-à-tête soient rafraîchissantes et productives
Chaque fois qu'un manager rencontre un de ses subordonnés directs, il a la possibilité de mieux se comprendre et de stimuler les performances, l'engagement et la réussite des membres de l'équipe. Le travail à distance ne doit pas être un obstacle à la réussite de ces réunions récurrentes. Tirez le meilleur parti de chaque tête-à-tête à distance grâce aux conseils, aux meilleures pratiques et aux idées nouvelles présentés dans cet article.
Utilisez les outils nécessaires pour engager les employés et favoriser la performance.
