Modèles de réunions individuelles

Écrit par: Nora St-Aubin & Rachel Steben | Illustré par: Chloé Allard
Mis à jour: |  Publié le: 21 avril 2022 |  Temps de lecture: 15m

Les réunions individuelles vous permettent de rester en contact avec vos collaborateurs et de prendre le pouls du travail de votre équipe. Et le bon modèle de réunion individuelle vous aidera à faire en sorte que chaque conversation soit ciblée et productive.

Garder votre processus rationalisé et efficace peut être un défi, surtout lorsque vous avez ces conversations essentielles chaque semaine, voire chaque mois, avec plusieurs subordonnés directs. Il est alors difficile de récolter tous les avantages des entretiens individuels réguliers.

Avec un ordre du jour pour les entretiens individuels, vous abordez les bons sujets de discussion, vous assurez le suivi des mesures à prendre et vous créez une continuité d’une conversation à l’autre.

Utilisez l’un de nos trois modèles clés pour votre prochaine réunion avec un membre de l’équipe, afin que vous puissiez tous deux repartir avec une compréhension claire et partagée des prochaines étapes.

Améliorez votre productivité grâce à des modèles de réunions individuelles faciles à préparer :

Quel est le but d’un entretien individuel ?

Les objectifs pratiques des réunions en tête-à-tête vont de l’obtention de mises à jour sur les priorités et les résultats attendus des employés à la suppression des obstacles et à la planification des activités à venir. Mais ils peuvent aussi être l’occasion d’aborder des conversations difficiles, d’échanger des commentaires, de discuter des objectifs de carrière, et bien plus encore.

18 % des employés ne sont pas satisfaits de la fréquence de communication avec leur responsable.

Données de l’Officevibe Pulse Survey

En fin de compte, l’objectif de ces entretiens individuels est de maintenir une communication permanente avec chaque membre de votre équipe. De meilleures conversations individuelles avec vos subordonnés directs peuvent contribuer à l’engagement des employés, au développement de carrière et à l’alignement de l’équipe.

De nombreux managers trouvent que l’utilisation d’un modèle d’ordre du jour de réunion permet d’avoir de bonnes conversations et facilite leur travail.

Le fait d’avoir un ordre du jour de réunion vous aide à planifier, à réfléchir à l’avance aux points de discussion et à ne manquer aucune question urgente, ce qui rend la conversation en tête-à-tête plus fluide. Tout le monde sait que l’autre personne s’est préparée pour la réunion. En agissant de la sorte, vous montrez à vos employés que vous vous souciez d’eux et vous renforcez la confiance et les rapports.

discussion entre le manager et l'employé
En plus des modèles ci-dessous, nous avons également élaboré un guide détaillé des entretiens individuels pour les managers qui couvre tout ce dont vous avez besoin pour commencer les entretiens individuels.

Modèles d’ordre du jour des réunions en tête-à-tête

Le fait de disposer d’une structure éprouvée vous aide à couvrir tous les points clés de l’ordre du jour de la réunion et vous guide tout au long de celle-ci, en garantissant un retour d’information suffisant. En vous dotant d’un modèle d’ordre du jour pour les entretiens individuels, vous gagnerez beaucoup de temps à long terme.

Modèle classique de réunion en tête-à-tête

Lorsque vous vous réunissez régulièrement, comme c’est le cas pour les entretiens individuels, il peut être difficile de savoir de quoi discuter. Cependant, l’avantage des entretiens individuels hebdomadaires ou bihebdomadaires est que quelques questions suffisent à susciter de grandes conversations. Nous avons compilé ces questions et créé le modèle classique de réunion en tête-à-tête avec des points à aborder lors de votre réunion.

Les entretiens individuels réguliers sont l’occasion pour les dirigeants et les membres de leur équipe d’avoir un contact significatif. Cette version de 30 minutes du « classique » est conçue pour les dirigeants disposant de peu de temps qui souhaitent aborder les sujets les plus importants tout en prenant le pouls et en s’assurant que le membre de leur équipe est sur la bonne voie.

1. Enregistrement informel (5 minutes)

Cette réunion peut être votre premier tête-à-tête avec un nouvel employé ou simplement un point de contact régulier. Commencez la conversation sur un ton chaleureux. Surtout lorsque vous travaillez à distance, il est important de maintenir des liens avec les employés. Demandez à votre subordonné direct ce qu’il a fait pendant le week-end ou ce qu’il attend avec impatience pour le mois à venir.

2. Récapitulation des travaux récents (10 minutes)

Laissez votre équipier mener la discussion et faites en sorte que cette partie reste positive. Trouvez des occasions de lui témoigner votre reconnaissance et de lui dire que vous appréciez son travail.

Suggestions de sujets de discussion tirées du logiciel Officevibe pour les entretiens individuels :

  • Pouvez-vous donner un exemple récent d’une situation de travail dans laquelle vous vous êtes épanoui ? Quels ont été les éléments clés de votre réussite ?
  • Décrivez une situation professionnelle récente dans laquelle vous vous êtes senti au mieux professionnellement.
  • Quelles compétences ou actions vous ont permis d’atteindre votre objectif ?

3. Préparation du travail à venir (10 minutes)

Regardez ensemble vers l’avenir et atténuez les risques ou les obstacles à la réussite du membre de votre équipe dans son travail à venir. En gardant à l’esprit le contexte de leurs récentes réalisations, vous pouvez également donner des commentaires spécifiques qui s’appliquent à ce qu’ils vont faire ensuite.

Suggestions de sujets de discussion d’Officevibe :

  • En l’état actuel des choses, pensez-vous que l’équipe sera en mesure d’atteindre notre objectif ? Pourquoi ?
  • Selon vous, votre charge de travail est-elle raisonnable ? Si elle ne l’est pas, pouvez-vous suggérer des solutions que nous pourrions mettre en œuvre ensemble pour résoudre le problème ?
  • Quelle est votre compréhension de ce que l’on attend de vous et de votre travail dans notre contexte actuel de travail à distance ?

4. Récapitulation et définition des mesures à prendre (10 minutes)

Mettez en évidence les points clés de votre discussion et définissez ensemble 2 ou 3 actions à entreprendre. Le logiciel individuel d’Officevibe facilite les synthèses en vous permettant de définir des actions à suivre après chaque réunion.

Suggestions de points de discussion d’Officevibe :

  • Quels sont les principaux points que vous avez retenus de notre conversation ?
  • Y a-t-il un point que nous n’avons pas abordé et dont vous aimeriez discuter ?

⌛ Astuce : Si vous n’avez pas le temps de prévoir des entretiens individuels hebdomadaires ou bihebdomadaires dans votre emploi du temps, une bonne pratique consiste à programmer une réunion chaque mois avec chaque employé. Les tête-à-tête mensuels sont un excellent moment pour revenir sur ce qui s’est passé au cours des dernières semaines, et naturellement, ces réunions prendront plus de temps.

Utilisez la version longue du modèle classique pour structurer et guider vos réunions mensuelles en tête-à-tête.

Modèle de réunion individuelle de fixation d’objectifs

Les entretiens individuels sont un moment propice pour fixer des objectifs de développement de carrière. Les managers et les employés savent que les objectifs professionnels individuels font partie de la réussite de l’ensemble de l’organisation. Le modèle d’entretien individuel de fixation d’objectifs propose des questions pour guider une conversation qui amènera chaque employé à réfléchir à un objectif qu’il souhaite atteindre.

Trouvez un modèle d’agenda facile à éditer pour la fixation des objectifs des employés dans le logiciel individuel d’Officevibe. De plus, demandez aux membres de l’équipe de définir leurs objectifs individuels directement dans l’application, afin de faciliter le suivi des progrès d’une semaine à l’autre.

1. Auto-réflexion de l’employé (avant l’entretien individuel)

Demandez à votre subordonné direct de réfléchir à ses compétences et à ses points forts, et à la manière dont il pourrait les exploiter dans son travail.

Invitation à l’autoréflexion :

  1. Qu’est-ce qui vous motive le plus au travail ?
  2. Quelle est une compétence qui est plus difficile pour vous et sur laquelle vous pourriez travailler ?
  3. Comment aimeriez-vous utiliser vos points forts à l’avenir ?

2. Fixation des objectifs individuels des employés (lors de votre rencontre individuelle)

Essayez de fixer 2 ou 3 objectifs avec votre employé et équilibrez les objectifs de performance et les objectifs de développement. En plus de fixer les objectifs de l’employé, assurez-vous de discuter de la manière dont le membre de votre équipe peut les atteindre et du soutien dont il aura besoin.

Questions pour les entretiens individuels de fixation d’objectifs :

  • Quelles nouvelles connaissances auriez-vous besoin d’acquérir pour atteindre votre objectif plus facilement ? Comment pourriez-vous les acquérir ?
  • Disposez-vous de ressources suffisantes (informatiques, humaines, budgétaires, matérielles ou autres) pour poursuivre votre objectif ?
  • Avez-vous besoin d’avoir une vision plus claire de la manière dont vos objectifs individuels nous permettent d’atteindre nos objectifs en tant qu’équipe ou entreprise ?

3. Définissez des actions plus modestes (pour conclure votre réunion individuelle).

Comment vous et votre employé pouvez-vous progresser vers la réalisation de ces objectifs à long terme ? Comment pouvez-vous leur donner les moyens de réussir ? Définissez ensemble quelques petites actions et ajoutez-les à l’ordre du jour de votre prochaine réunion. Officevibe vous aide à assurer le suivi de chaque action grâce à des notes de réunion qui s’appliquent d’une semaine à l’autre.

Modèle de réunion en tête-à-tête avec une conversation difficile

Toutes les réunions en tête-à-tête ne sont pas des réunions de routine, au cours desquelles vous fixez les priorités, donnez un feedback constructif et célébrez les victoires. Parfois, les entretiens individuels sont convoqués pour aborder les actions ou les attitudes d’un membre spécifique de l’équipe et doivent être traités différemment. Le modèle de réunion pour une conversation difficile en tête-à-tête comprend des conseils supplémentaires pour préparer une conversation difficile ou délicate avec un employé. Il contient des sujets de discussion et des conseils d’experts pour structurer la conversation et garantir un résultat positif.

1. Établir l’objectif (5 minutes)

Donnez de la visibilité sur ce dont vous aimeriez discuter en fixant un point de discussion à l’avance, et entamez la conversation difficile avec l’employé en établissant un objectif commun. Voulez-vous donner un feedback, comprendre le point de vue du membre de votre équipe ou planifier une solution à un problème ? Exposez clairement vos intentions et donnez à l’employé la possibilité de faire de même.

2. Énoncez la question et ses implications (5 minutes)

Allez droit au but et concentrez-vous sur les faits lorsque vous avez un tête-à-tête avec un employé difficile. Quel est le problème, quel est son impact et quelles sont les conséquences potentielles ? Que vous abordiez le comportement problématique d’un employé ou que vous donniez un feedback négatif, n’oubliez pas que vous pouvez être à la fois clair et compatissant.

3. Écoutez ce que l’employé a à dire (10 minutes)

Laissez le temps au membre de votre équipe de s’exprimer, de poser une question ou de partager son plan pour aller de l’avant. Vous pouvez poser des questions ouvertes pour les encourager à partager leur point de vue et à réfléchir à la situation.

Questions à poser aux employés lors d’un entretien individuel :

  • Pourquoi est-il important de résoudre cette situation ?
  • Quel est l’enjeu si nous ne la résolvons pas ?
  • Comment pourriez-vous faire les choses différemment ?

4. Bilan et définition des actions à entreprendre (10 minutes)

En particulier lorsque vous abordez des questions plus sensibles, vous devez prendre le temps de faire le point et de définir les prochaines étapes à la fin de votre conversation. Demandez à votre employé comment il se sent et ce qu’il retient de cette discussion. Définissez vos principales priorités afin que vous soyez tous deux clairs sur les attentes à mesure que vous avancez.

Les réunions individuelles vous permettent de rester en contact avec chacun de vos subordonnés directs et de favoriser l’harmonisation au sein de votre équipe. Peu importe l’évolution du contexte d’une semaine à l’autre, le fait de disposer d’un modèle pour structurer la conversation vous aide à couvrir les points les plus importants de l’ordre du jour et à définir des actions qui mènent à des résultats tangibles.

Modèles supplémentaires de réunions individuelles pour différents scénarios

En remarquant les nuances entre ces trois principaux types de réunions en tête-à-tête, vous pouvez constater que différents scénarios de réunion nécessitent différents types de préparation. Officevibe dispose de plus de 45 modèles (et ce n’est pas fini !) réalisés par nos experts. Utilisez-les pour guider votre prochaine conversation afin de renforcer votre confiance en tant que leader et d’améliorer les relations avec votre employé.

Voici quelques exemples de modèles spécifiques :

  • Commencez votre premier tête-à-tête directement dans Officevibe.
  • Prenez le temps de parler à un membre de l’équipe en difficulté et découvrez ce qui affecte ses performances et son engagement au travail grâce au modèle de discussion sur les mauvaises performances.
  • Donnez un feedback efficace ou abordez un sujet sensible avec un membre de l’équipe avec le modèle de discussion difficile.
  • Utilisez le modèle de réunion hebdomadaire pour rester en contact tant sur le plan humain que professionnel.

Comment utiliser les modèles d’ordre du jour des réunions individuelles ?

Les ordres du jour des réunions individuelles peuvent devenir le fil conducteur pour organiser des réunions productives et établir des relations solides avec vos collaborateurs. Comment les utiliser ? Nous vous suggérons d’essayer plusieurs méthodes différentes pour voir celle qui vous convient le mieux :

  • Faites en sorte que la copie PDF soit ouverte à l’écran pendant votre réunion virtuel.

N’oubliez pas que le plus important est d’accorder toute votre attention à la personne que vous rencontrez. Vous pouvez afficher des messages-guides à l’écran pour faciliter la conversation, mais essayez de ne pas vous laisser distraire.

  • Adoptez la vieille école avec un stylo et du papier.

Si vous optez pour une copie papier, assurez-vous d’avoir mis en place un système de classement sûr et organisé.

Utilisez un logiciel individuel comme Officevibe pour partager les ordres du jour des réunions à l’avance et conserver les notes en un seul endroit.

Bonus lorsque vous gardez le management numérique : les entretiens annuels sont facilités par un enregistrement de votre conversation dans Officevibe. De plus, vous pouvez mettre en place des réunions récurrentes automatisées avec des invites pour que les employés ajoutent des points de discussion et des questions à l’ordre du jour.

De quoi devez-vous parler lors d’une conversation en tête-à-tête ?

Les sujets de conversation de vos entretiens individuels varieront en fonction du contexte de votre équipe et de ce sur quoi chaque employé travaille actuellement. Qu’il s’agisse de la gestion des tâches, de la vie personnelle ou de la satisfaction au travail, le temps passé en tête-à-tête avec les employés est précieux pour établir des rapports et atteindre les objectifs. Qu’il s’agisse d’assurer le suivi d’un point d’action défini lors de votre dernière réunion, de préparer les évaluations de performance ou de donner un feedback constructif à un membre de votre équipe, la conversation sera plus efficace avec un plan clair.

C’est encore mieux lorsque vous contribuez tous les deux à l’ordre du jour, ce qui stimule l’engagement des employés et leur participation à la conversation.

Officevibe permet aux managers et aux employés de définir des points de discussion dans un agenda de réunion partagé tout au long de la semaine. Vous pouvez gagner du temps en sélectionnant l’un des modèles d’ordre du jour personnalisables proposés directement dans l’application. Lorsque vous avez tous deux une idée de ce dont vous allez discuter, il est facile d’arriver à la réunion bien préparé.

Vous voulez d’autres exemples de questions pour les entretiens individuels ?

Si vous cherchez encore d’autres idées de réunions individuelles, consultez notre liste exhaustive de questions pour réunions individuelles. Nous avons dressé une liste de 40 questions et les avons divisées par sujet afin que vous puissiez aborder n’importe quelle situation et vous concentrer sur les réponses de vos employés et leurs besoins.

Conseils pour rendre les réunions en tête-à-tête plus productives

Ces conseils vous aideront à organiser vos conversations, à les rendre productives et à obtenir des résultats concrets, quel que soit le type de réunion individuelle que vous tenez.

📅 Fixez une réunion récurrente avec chaque employé. Prévoyez des entretiens individuels à intervalles réguliers avec chaque membre de l’équipe afin de maintenir une communication continue.

📓 Ayez un espace dédié aux notes de réunion. Planifiez l’ordre du jour de vos réunions, prenez des notes et définissez des mesures à prendre au même endroit (qu’il s’agisse d’un google doc ou d’un logiciel de tête-à-tête), afin de pouvoir vous préparer facilement dans le flux de votre travail.

🔁 Prenez l’habitude d’assurer le suivi. Prenez l’habitude d’ajouter un point à l’ordre du jour de votre prochain tête-à-tête chaque fois que vous concluez, afin de toujours donner suite à vos engagements.

En tant que leader – ou plutôt en tant qu’être humain -, il est toujours utile d’apprendre à développer de meilleures relations. Dans le monde du travail, les réunions en tête-à-tête peuvent être d’une aide précieuse pour développer vos capacités relationnelles. Vous en voulez plus ? Nous avons rassemblé les meilleurs conseils pour les réunions en tête-à-tête afin de vous aider à faciliter une conversation perspicace, à développer la confiance avec vos employés et à inspirer des résultats à votre équipe.

Renforcer et améliorer les entretiens individuels avec Officevibe

Officevibe peut vous aider à avoir de meilleures conversations avec vos employés. Qu’il s’agisse de votre première réunion avec un nouvel employé ou d’une séance de fixation d’objectifs pour le trimestre à venir, le fait d’avoir vos propres modèles à portée de main apportera de la confiance à tout scénario de réunion.

Les meilleurs managers sont préparés et prêts. Arrivez équipé pour votre prochaine réunion : Explorez nos nombreux modèles de réunions individuelles et d’enquêtes auprès des employés, conçus par nos experts pour résoudre rapidement les problèmes et renforcer les relations avec votre équipe.