Être un gestionnaire est un exercice d’équilibre délicat ; il faut savoir quand pousser et quand céder, comment demander et comment offrir, quoi accepter et quoi refuser. L’un des meilleurs outils pour vous aider à trouver cet équilibre est de tenir fréquemment des réunions individuelles avec vos employés. Les réunions individuelles présentent de nombreux avantages et le fait de maintenir une communication permanente avec les membres de votre équipe vous aide à les diriger efficacement et avec confiance.
Les réunions individuelles offrent une vision et une perspective profondes qui vous aident à prendre de meilleures décisions. En plus de renforcer les relations, de susciter l’intérêt des employés et de vous donner des indices sur leurs défis et leurs besoins, les réunions individuelles vous aident à gérer efficacement les projets, à anticiper les problèmes et à établir des priorités au quotidien.
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Les 6 avantages des réunions en tête-à-tête
Ce n’est un secret pour personne : les entretiens individuels fréquents favorisent les relations positives entre les employés et les dirigeants, renforcent la confiance au sein de l’équipe et stimulent l’engagement. Mais ont-elles une valeur ajoutée ? Vaut-il la peine de prendre du temps sur votre emploi du temps chargé ? Un indice : notre réponse est « oui », sans équivoque. Penchons-nous sur le sujet.
1. Comprendre la situation dans son ensemble
En tant que gestionnaire, vous guidez votre équipe vers une destination. Savoir où vous voulez aller est un bon point de départ, mais vous avez besoin de détails supplémentaires pour diriger correctement vos employés.
Imaginez une carte qui indique également l’altitude des montagnes, la profondeur des rivières et les chemins dangereux ou non déblayés. Les réunions individuelles vous aident à voir au-delà de la carte et à révéler les réalités non formulées ou invisibles sur le terrain qui affectent l’efficacité de votre équipe. Elles comblent les lacunes en matière de connaissances pour vous aider à comprendre le territoire.
Les rencontres individuelles peuvent vous donner un aperçu des compétences de vos employés, de leur niveau de concentration et d’énergie, de leurs sentiments à l’égard d’un projet et de la dynamique interpersonnelle qui peut avoir une incidence sur leur productivité. Les entretiens individuels permettent de découvrir ces réalités cachées afin que vous puissiez guider efficacement votre équipe.
Besoin d’aide en cours de route ? Découvrez ce que font les gestionnaires sur le terrain pour améliorer les conversations en tête-à-tête.
2. Détecter les petits signes de conflit
Les surprises et les conflits peuvent déstabiliser votre équipe. Parfois, de petits problèmes, apparemment insignifiants, peuvent s’aggraver avec le temps. Lentement mais sûrement, les tensions se transforment en conflits. Et cela peut aboutir à une surprise importante, irréversible et même coûteuse.
En tant que gestionnaire, vous disposez d’un point de vue unique. Votre perspective élevée vous permet de voir comment un petit événement ou un événement apparemment sans rapport peut faire dérailler votre équipe à l’avenir. Vos entretiens individuels peuvent vous aider à détecter les signes précurseurs d’un dysfonctionnement et vous fournir les informations dont vous avez besoin pour être un gestionnaire plus proactif. Elles peuvent révéler les dangers potentiels à venir, vous aider à gérer les risques et repérer les problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes.
Prenons un exemple :
Les deux employés que vous avez placés sur un projet ont adopté deux approches très différentes depuis quelques semaines. La tension monte entre les deux employés et le projet ne progresse pas comme il le devrait. Il ne reste qu’une semaine et vous réalisez que vous avez besoin que tous mettent la main à la pâte pour corriger et achever le projet.
Vous auriez pu être alerté et éviter la crise si vous aviez prévu une réunion individuelle avec une mise à jour de l’état du projet dans l’ordre du jour de la réunion.
3. Maîtriser la gestion supérieure plus efficacement
Les réunions individuelles vous aident également à gérer votre propre gestionnaire. Comprendre quand votre équipe est distraite, épuisée ou énergisée vous aide à gérer les attentes de votre patron et à fixer des limites claires. Cela vous aide également à prendre des décisions sur les projets qui vous sont confiés, à équilibrer la charge de travail de votre équipe et à évaluer vos propres performances. Et enfin, cela vous aidera à expliquer et à justifier ces décisions lorsque vous serez en tête-à-tête avec votre supérieur.
Qu’est-ce que la gestion supérieure ?
La gestion supérieure est l’art d’apprendre à mieux travailler avec votre gestionnaire, en tant que gestionnaire vous-même, quel que soit son niveau de compétence, son style de travail ou son type de personnalité. Il s’agit de comprendre le rôle que vous jouez entre vos subordonnés directs et votre propre supérieur hiérarchique.
Vos entretiens individuels avec les employés peuvent également vous indiquer quand vous devez demander des ressources supplémentaires à votre responsable. Par exemple, quand recruter un nouvel employé, demander une augmentation du budget, planifier des programmes d’apprentissage et de développement ou accéder à des outils de productivité pour aider votre équipe. C’est ainsi que vous trouverez le juste milieu entre votre équipe et votre patron.
Équipez-vous des bons outils de leadership et de conversation afin d’être sur la même longueur d’onde que tous les membres de votre cercle de travail.
4. Célébrer et reconnaître les réalisations
La reconnaissance fréquente et sincère des employés est un moyen essentiel de stimuler leur engagement et de les rendre heureux et motivés au travail. Et s’il est bon de recevoir des éloges par écrit, il est toujours agréable de les entendre de vive voix. Un tête-à-tête offre le moment idéal pour faire savoir à quelqu’un qu’il a fait du bon travail et pour apprécier ses efforts. Ces types de discussions significatives aident les employés à se sentir appréciés et pris en charge, et ne devraient donc jamais être oubliés ou balayés.
La reconnaissance peut également aller au-delà des performances des employés. Des entretiens individuels réguliers peuvent vous donner un aperçu des intérêts personnels de vos employés, ce qui vous permet de célébrer leurs réalisations en dehors du travail. Cela montre que vous vous intéressez à eux en tant que personnes, et pas seulement en tant que travailleurs. Qui plus est, le fait d’aborder la reconnaissance à un niveau personnel peut même améliorer la dynamique de l’équipe et susciter des liens plus significatifs.
Voici un exemple rapide basé sur une histoire vraie d’Officevibe.
Rodrigo a demandé à son supérieur un jour de congé. Curieux et inquiet, il lui a demandé si tout allait bien. Il lui a répondu qu’il étudiait pour un examen de sommelier et que le jour demandé était celui de l’examen.
Lorsque Rodrigo est revenu le lendemain, après avoir réussi l’examen, son équipe a préparé un déjeuner de célébration sur le thème du vin et des cadeaux. Ils étaient sincèrement intéressés par sa réussite, et ce petit geste de reconnaissance a conduit à des relations de travail plus empathiques.
Prenez-vous des nouvelles de vos employés au début de vos entretiens individuels ? Essayez de commencer votre réunion par une prise de contact personnelle, afin de construire des relations plus saines avec chaque subordonné direct.
5. Soutenir le développement des employés
En tant que responsable des ressources humaines, vous bénéficiez d’une opportunité unique : celle d’aligner votre propre ambition sur celle de servir et de soutenir vos employés dans la leur.
Vos entretiens individuels vous permettent de comprendre les aspirations personnelles et professionnelles de vos employés. Dans votre position, vous pouvez soutenir leur développement professionnel en appliquant une méthode de coaching comme le modèle GROW. Vous pouvez également vous attacher à les mettre en relation avec les bonnes personnes ou à leur proposer des missions enrichissantes. Il s’agit de les guider doucement et gracieusement vers la destination souhaitée en fixant des objectifs, en les encadrant et en les conseillant.
Vous êtes plus influent que vous ne le pensez. Votre soutien et vos conseils en matière de développement de carrière peuvent avoir un impact profond et durable sur les membres de votre équipe, alors faites en sorte que cela compte !
Aidez votre équipe à définir des objectifs réalistes qui s’alignent sur la stratégie globale de l’entreprise et sur leurs forces et objectifs de carrière individuels.
6. Normaliser les conversations sur la gestion des performances
Les évaluations annuelles des performances peuvent être stressantes pour les employés comme pour les gestionnaires, surtout si les conversations sur les performances ne sont pas fréquentes. Mais c’est justement le secret pour rendre ces examens plus efficaces et moins angoissants. En ajoutant des points de discussion sur les performances continues de vos employés lors de vos réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires, vous ne laissez aucune place aux surprises lorsque la conversation plus officielle arrive.
Lorsque vous aidez vos employés en vérifiant régulièrement leurs objectifs de performance, vous pouvez leur donner un feedback précieux, qu’ils peuvent appliquer immédiatement. Cela leur donne plus de confiance dans leur rôle, améliore l’expérience de l’employé et conduit à un plus grand engagement de l’ensemble du personnel.
☕️ Envisagez de garder ces entretiens individuels légers en les abordant comme des contrôles informels. Par exemple, se rencontrer régulièrement autour d’un café (virtuellement ou en personne) peut être un excellent moyen de donner un feedback utile sur les performances tout en gardant les choses humaines.
Comment tirer le meilleur parti de vos entretiens individuels
Si vous êtes enthousiaste à l’idée de mener des entretiens individuels et que vous souhaitez en tirer le meilleur parti, voici trois suggestions simples :
Planifiez
La fréquence des rencontres individuelles varie et dépend de vos besoins et préférences et de ceux de votre employé. Décidez de ce qui fonctionne le mieux ensemble, et envoyez à chaque employé une invitation récurrente dans le calendrier.
🗓️ Conseil de pro : Assurez-vous que l’heure prévue convient à la fois à vous et à vos employés. Vous réduirez ainsi les risques de devoir annuler ou reprogrammer vos entretiens individuels.
Préparez-vous
Un peu de préparation peut ajouter beaucoup de valeur à vos entretiens individuels. Vous pouvez vous préparer en préparant quelques questions pour vos réunions en tête-à-tête et demander aux membres de votre équipe de faire de même.
⏳Conseil de pro : Le temps peut être une ressource rare pour de nombreux gestionnaires. Économisez le temps de préparation d’une réunion en tête-à-tête en choisissant un modèle de réunions individuelles préexistant.
Faites un suivi
Lorsque vous planifiez vos réunions en tête-à-tête, mettez en place un rappel pour vous rappeler de faire un suivi dans les deux jours.
Votre suivi peut être aussi simple que : « Merci d’avoir partagé vos idées si ouvertement avec moi. J’ai hâte de discuter plus avant de [insérer le sujet] lors de notre prochain tête-à-tête ». Et incluez les principaux points discutés pour aider les deux parties à se préparer au prochain tête-à-tête.
Vos employés apprécieront votre temps, vos efforts et votre attention.
💻 Conseil de pro : Simplifiez vos suivis grâce à un outil pour réunions individuelles comme Officevibe, qui structure et garde la trace de vos conversations, de sorte que vous n’ayez pas à le faire manuellement.
Découvrez tous les avantages des entretiens individuels
Plus vous aurez d’entretiens individuels avec vos employés, plus vous découvrirez les avantages qu’ils vous apportent en tant que gestionnaire. De même que chaque équipe est unique, chaque relation que vous entretenez avec chaque membre de l’équipe a également sa propre dynamique. Apprendre à connaître chaque personne de votre équipe vous aidera à créer ces liens et à mieux les soutenir au fil du temps.
Utilisez les outils nécessaires pour engager les employés et favoriser la performance.
