Les 17 meilleures pratiques de réunion à distance dont votre équipe a besoin pour réussir

Nous l’avons déjà entendu : les modèles de travail à distance et hybrides sont la « nouvelle normalité ». Depuis que de nombreuses entreprises ont découvert qu’elles pouvaient fonctionner aussi bien (voire mieux dans certains cas) depuis leur domicile, les équipes RH, les dirigeants et les gestionnaires ont élaboré de nouvelles politiques afin de créer une meilleure expérience pour tous les employés, quel que soit l’endroit d’où ils se connectent.

Si de nombreux aspects de la journée de travail sont restés relativement inchangés, une chose a définitivement changé : la façon dont nous organisons les réunions. Pour les discussions à grande échelle ou les assemblées générales, le passage aux réunions virtuelles a facilité les choses : il suffit de réserver un créneau horaire et d’envoyer un lien de réunion au lieu de se démener pour trouver une salle pouvant accueillir des dizaines d’employés. Bien que certains éléments aient été simplifiés par le passage au travail à distance, maintenir l’engagement de vos employés lors d’une réunion virtuelle pose son propre ensemble de défis uniques.

Essayez certaines des meilleures pratiques suivantes pour commencer à organiser des réunions à distance réussies et plus engageantes et retenir l’attention de votre équipe à chaque fois.

Quels sont les défis à relever pour diriger une équipe à distance ?

Le temps que votre équipe passe ensemble, que ce soit en personne ou virtuellement, est crucial pour que chacun reste connecté, engagé et productif. Les réunions (individuelles ou d’équipe) jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’une équipe, c’est pourquoi vous devez y porter toute votre attention.

Vous constatez une baisse de l’engagement de vos employés ? Essayez ces 12 façons d’accroître l’engagement des membres de votre équipe à distance.

Une bonne compréhension de certains des défis auxquels votre équipe à distance est confrontée vous aidera à apporter à votre calendrier de réunions les ajustements qui auront le plus d’impact.

Les défis courants des équipes à distance

• Maintenir une communication régulière au sein de l’équipe et entre les services.
• Rester aligné avec les priorités de l’équipe et les objectifs généraux.
• Faire face aux difficultés techniques et s’adapter aux nouveaux outils et procédures.
• Gérer les signaux non verbaux qui accompagnent la communication en face à face.
• Trouver de nouveaux moyens de collaborer à distance et de travailler ensemble efficacement.
• Rester en contact sur le plan personnel et entretenir des amitiés sur le lieu de travail.

Les 17 meilleures pratiques de réunion à distance pour les chefs d’équipe et les gestionnaires

Les réunions d’équipe font partie intégrante de la journée de travail dans presque tous les secteurs. Elles offrent aux employés un espace partagé pour échanger des idées et renforcer les liens au sein de l’équipe. Nous allons donc nous pencher sur la manière d’organiser des réunions à distance réussies et attrayantes en essayant ces meilleures pratiques, l’une après l’autre.

Avant votre réunion à distance

Il va sans dire que vous devez vous préparer avant toute réunion que vous dirigez, et les réunions à distance ne sont pas différentes. Avant de vous connecter à vos discussions, préparez-vous avec quelques-unes (ou toutes !) de ces meilleures pratiques.

• Demandez-vous : « Cette réunion aurait-elle pu être un courrier électronique ? » Cela peut sembler évident, mais prendre un peu de recul pour poser cette question peut vous faire gagner, à vous et aux membres de votre équipe, beaucoup de temps pour travailler sur d’autres tâches. Peut-être que le sujet de votre réunion pourrait être couvert par un échange rapide courriers électroniques, par un canal Slack ou par un bon vieil appel téléphonique. Si c’est le cas, réservez la réunion pour un moment plus approprié.
• Choisissez les bons outils et les bonnes plateformes. De Zoom et Teams à WebEx, les outils et plateformes de réunion à distance ne manquent pas. Explorez la plateforme qui convient le mieux à votre équipe et qui vous aidera à faciliter la communication.
• Envoyez un ordre du jour de la réunion. Prenez le temps d’organiser vos pensées et envoyez aux invités l’ordre du jour de la réunion afin qu’ils puissent également se préparer. En donnant à vos employés une idée de ce qui les attend, vous les aiderez à noter les questions qu’ils pourraient soulever lors des réunions d’équipe, des assemblées générales et même des séances individuelles.
• Traitez les bons sujets. Le temps que les gestionnaires et les employés passent individuellement lors des réunions individuelles est important pour aborder des sujets qui ne sont pas destinés à être abordés en groupe, comme les performances, les objectifs de carrière ou tout autre sujet personnel.
• Planifiez les réunions de manière logique. Il est non seulement important de planifier ce dont vous allez discuter lors de vos réunions à distance, mais il est tout aussi important de tenir compte du moment où vous tenez ces réunions. À moins que ce ne soit absolument nécessaire, évitez de programmer des réunions en dehors des heures normales de travail et le vendredi après-midi, car vos employés seront probablement épuisés par la journée ou la semaine et moins enclins à participer. Si les membres de votre équipe travaillent dans plusieurs fuseaux horaires, programmez la réunion virtuelle dans un délai respectueux de tous.

Pendant les réunions virtuelles

Vous avez réservé l’heure. Vous avez invité les bonnes personnes. Vous avez rassemblé vos idées. Maintenant, voyons comment gérer efficacement les choses pendant votre réunion virtuelle.

• Fixez des règles générales de gestion. Il est préférable de régler les détails techniques au tout début de votre réunion en ligne. S’il y a une présentation, rappelez aux membres de l’équipe de se mettre en sourdine et de noter leurs questions dans la boîte de discussion ou de les garder pour la fin. Parfois, une longue réunion est inévitable, alors prévoyez des pauses et permettez à vos collaborateurs de souffler un peu pour que la réunion à distance soit plus réussie.
• Présentez les nouvelles recrues. En tant que responsable de la réunion, prenez un moment au début de la conversation pour présenter les nouveaux employés au reste de l’équipe. Commencer un nouvel emploi peut être assez intimidant comme ça, alors donner la priorité à un excellent processus d’intégration peut contribuer à ce que vos nouveaux employés se sentent les bienvenus dans cet espace numérique.
• Encouragez les gens à allumer leur caméra... mais ne rendez pas cela obligatoire. Si la vidéoconférence peut être un excellent moyen de communiquer avec vos collègues, chacun est plus ou moins à l’aise lorsqu’il s’agit d’être filmé. En tant que leader, vous devez donner la priorité au bien-être de vos employés et respecter les limites individuelles.
• Prenez le temps de bavarder. Si la plupart des membres de l’équipe travaillent à distance ou dans le cadre d’un modèle hybride et ont moins d’occasions de discuter, prévoyez du temps pour des conversations personnelles et informelles au début ou à la fin de la session. Cela aidera votre équipe à établir les mêmes liens significatifs que ceux qui se développent naturellement lors des réunions en personne.
• N’oubliez pas de prendre des notes. Cela peut sembler aller de soi, mais il est facile de manquer un point de discussion important si vous rencontrez des problèmes techniques ou si vous n’enregistrez pas la réunion. Si vous avez besoin d’un coup de main, demandez à quelqu’un de la session de vous aider à enregistrer le procès-verbal et les notes de la réunion.
• Informez les participants à l’avance si vous enregistrez la réunion. Sur cette note (jeu de mots), prévenez les plateformes de réunion si vous enregistrez la session. Non seulement c’est un geste courtois, mais si vous avez des personnes travaillant dans des fuseaux horaires différents, cela peut les aider à savoir ce qu’elles doivent voir en direct et ce qu’elles peuvent rattraper plus tard.
• Donnez à chacun la possibilité de s’exprimer. Répartissez équitablement votre temps de parole afin que chacun ait la possibilité de faire part de son travail et de soulever les éventuels obstacles auxquels il est confronté. Votre réunion virtuelle peut être une excellente occasion de partager des idées et d’obtenir des informations de la part de vos collègues.
• Reconnaissez les efforts et les réalisations. Les réunions virtuelles sont une excellente occasion de crier les victoires récentes et de souligner les efforts de l’équipe. Vous pouvez féliciter vos employés en tête-à-tête ou dans le cadre d’une réunion d’équipe plus large si vos employés sont à l’aise avec cette pratique, ou prendre un temps pour encourager la reconnaissance entre pairs.
• Restez engageant. Les réunions virtuelles réussies sont des réunions attrayantes. Si vous organisez une séance de brainstorming ou un atelier d’une journée, il peut être difficile de maintenir l’intérêt de vos employés pendant toute la durée de la réunion, mais cela ne doit pas vous empêcher d’essayer ! Prenez quelques minutes pour des activités brise-glace, et si la plateforme que vous utilisez le permet, testez les fonctionnalités de sondage, de quiz et de salle de pause.

💡Que vous gériez une équipe à distance ou une main-d’œuvre hybride, il est de la plus haute importance que vous vous connectiez avec vos collaborateurs à un niveau authentique. Consultez ces idées amusantes d’engagement des employés pour continuer à établir des relations avec votre équipe !

Après vos réunions en ligne

Ce que vous faites après la tenue de vos réunions à distance est tout aussi important que la session elle-même. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde grâce aux conseils suivants.

• Prévoyez des suivis. Même si vous partagez l’ordre du jour à l’avance, il est facile de s’écarter du sujet principal lors de vos réunions à distance. S’il y a des choses qui doivent encore être abordées, prévoyez une réunion en tête-à-tête ou une autre réunion d’équipe dans un délai réaliste pour que les nouvelles idées restent fraîches dans votre esprit.
• Partagez une récapitulation. C’est ici que vos excellentes capacités de prise de notes vous seront utiles. Si vous gérez des équipes à distance, tous vos employés ne se trouveront pas dans le même fuseau horaire et ne pourront pas assister à la session. Rendez votre lieu de travail plus accessible en envoyant un récapitulatif des principaux points de la réunion et, si vous avez enregistré la session, envoyez-le également !
• Définissez des actions et suivez les objectifs. Après votre réunion à distance, il est important de partager, par écrit, les prochaines étapes avec votre équipe. La mise en place d’objectifs et d’attentes claires aide votre équipe à rester sur la bonne voie et est essentielle pour renforcer l’engagement des employés.

Conseil de pro : Envoyez une enquête personnalisée après votre réunion pour recueillir les commentaires de votre équipe. Demandez-leur ce qu’ils pensent de l’ordre du jour, des sujets de discussion et des résultats. Ils pourraient avoir des suggestions sur la façon de maintenir l’engagement des participants et d’améliorer les choses pour les prochaines réunions.

Comment mener de meilleures réunions en ligne pour un meilleur travail d’équipe à distance ?

Lorsque vous comprenez vraiment les défis auxquels votre équipe à distance ou distribuée est confrontée au quotidien, vous pouvez vous en servir pour améliorer vos réunions à distance et les rendre plus intéressantes. L’amélioration des communications fait toute la différence pour le bon fonctionnement des équipes virtuelles, et les réunions sont un élément clé de ces pratiques de communication.

Maintenir l’engagement de votre équipe est au cœur d’un lieu de travail productif et heureux. Que vous gériez une équipe entièrement distante ou hybride, vous pouvez commencer à appliquer certaines bonnes pratiques à vos réunions d’équipe et tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble.